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Mi portal
Seleccione su área
Cada área registra, importa y exporta solo sus propias observaciones. El portal guarda el código anónimo del estudiante, su programa y el nivel de riesgo inicial. No guarda datos de salud, ingreso, raza ni identificación oficial.
Defina las categorías de evaluación y sus pesos para cada curso. Lo que guarde aquí se aplica a todas las secciones del curso, salvo las que el profesor haya ajustado con categorías propias o las que ya estén certificadas o cerradas.
| Curso | Categorías y pesos | Definidas por | Secciones con categorías del profesor | Acciones |
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Servicios de Inteligencia Artificial y Capacitación Docente del CTLC (AI-IMPACT). Reserve su espacio en los talleres, solicite el Laboratorio CTLC o la Sala de conferencias, o pida orientación, apoyo o un taller sobre IA. Cada reservación y cada servicio debe aprobarlo el Century Teaching and Learning Center antes de quedar confirmado.
Disponibilidad del Laboratorio y la Sala
En rojo, horarios ya reservados; en amarillo, solicitudes pendientes de aprobación.
Próximos talleres y conferencias para usted
Mis solicitudes al CTLC
| Enviada | Solicitud | Detalle | Estado | Respuesta | Acciones |
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Publique talleres, conferencias y orientaciones. Cada publicación avisa a su público (profesores, personal administrativo, equipo AI-IMPACT o toda la comunidad) y le permite reservar su espacio.
| Fecha | Taller o conferencia | Lugar | Dirigido a | Reservaciones | Estado | Acciones |
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Solicitudes para usar el Laboratorio CTLC y la Sala de conferencias, incluidos los talleres del equipo AI-IMPACT. Nada queda reservado hasta que usted lo apruebe; el portal impide aprobar un horario ya reservado.
| Fecha | Espacio | Solicitante | Propósito | Asistentes | Estado | Acciones |
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Solicitudes de orientación, apoyo o talleres sobre IA enviadas por profesores y áreas. Apruebe cada servicio antes de que el equipo AI-IMPACT lo atienda; quien solicitó recibe el aviso.
| Enviada | Solicitante | Servicio | Descripción | Estado | Acciones |
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Solicitudes de orientación, apoyo o talleres sobre IA que ya aprobó el Century Teaching and Learning Center. Responda o programe un taller; quien solicitó recibe el aviso.
| Enviada | Solicitante | Tipo | Descripción | Estado | Acciones |
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| Fecha | Profesor | Curso | Estudiantes | Tipo | Tema y acciones | Acuerdos | Referido |
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Las secciones que Registro le asignó. Abra una para entrar notas y participación; los cálculos son automáticos.
| Estudiante y contacto | Alerta | Creada por | Quién atiende | Vence | Estado y último seguimiento |
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Resultados académicos de cada sección, curso, programa y estudiante, para validar la efectividad de los cursos en términos de progreso académico. Toque una sección para ver su libreta en modo de consulta.
Retención: estudiantes activos entre los matriculados (no cuenta bajas ni retiros). Sobre el umbral: activos con promedio actual igual o mayor al umbral del curso. En riesgo: promedio o alguna nota bajo el umbral. Pase final: aprobados entre los que tienen todas las notas. Ganancia pre/pos: diferencia promedio entre la prueba diagnóstica final y la inicial, cuando el curso la usa.
Cumplimiento, avalúo y efectividad de cada programa según el Catálogo Institucional: documentos de práctica, progreso académico satisfactorio, graduación, reválida y colocación.
Enlace con Moodle 4.x: importe calificaciones, categorías, cursos y matrícula, y prepare los archivos para subir cursos, usuarios y notas a Moodle. El portal usa los formatos oficiales de importación y exportación de Moodle.
1. Importar desde Moodle
El portal reconoce el archivo automáticamente: la exportación del libro de calificaciones de un curso (Calificaciones › Exportar › Archivo de texto plano o Excel) o el resultado de las consultas de la base de datos del paso 3 (cursos, matrícula o calificaciones con categorías).
2. Exportar a Moodle
| Cursos Un curso de Moodle por sección, dentro de la categoría de su división y programa. En Moodle: Administración del sitio › Cursos › Subir cursos. | |
| Usuarios y matrícula Estudiantes (rol student) y profesores (rol editingteacher) con sus cursos. En Moodle: Administración del sitio › Usuarios › Subir usuarios. Para crear cuentas nuevas, Moodle exige el correo electrónico. | |
| Calificaciones de la sección elegida en el paso 1 Una columna por actividad, identificada por usuario o número de ID. En Moodle: Calificaciones › Importar › Archivo CSV. | |
| Estructura del libro de calificaciones Categorías, pesos y actividades de cada sección para configurar el libro de Moodle con los mismos pesos del portal. |
3. Consultas para la base de datos de Moodle
Para quien administra el servidor de Moodle (MariaDB o MySQL; el instalador de Moodle para Windows usa MariaDB). Ejecute la consulta, guarde el resultado como CSV con encabezados e impórtelo en el paso 1. Solo lee datos; no cambia nada en Moodle.
Conecte el portal con Moodle para recibir, por estudiante y curso, el último acceso, las calificaciones, el estado de entrega de los trabajos, la finalización de actividades y las predicciones de los modelos de analítica de Moodle. Con esos datos el portal calcula el riesgo y genera alertas tempranas.
Conexión con el servicio web de Moodle
Por seguridad, el token no se guarda en la base de datos del portal ni lo ven otros usuarios. Cada persona que sincronice debe escribirlo en su navegador.
Reglas de alerta temprana
Riesgo alto: un modelo de Moodle predice riesgo con 70% o más de probabilidad, o hay dos señales o más. Riesgo moderado: una señal. Las señales son la predicción de Moodle, los días sin entrar, los trabajos vencidos sin entregar y la nota del curso en Moodle bajo el umbral del curso. Las alertas van a Consejería Académica con copia a Retención.
Enlace de secciones con cursos de Moodle
Escriba el nombre corto (shortname) del curso en Moodle para cada sección. Si varias secciones comparten un curso de Moodle, escriba también el grupo.
| Sección del portal | Curso de Moodle | Grupo |
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Paquete de consultas de la base de datos
Alternativa sin conexión directa, y la única vía para las predicciones de analítica, que Moodle no comparte por el servicio web. Quien administra el servidor ejecuta las consultas (MariaDB o MySQL), guarda cada resultado como CSV e impórtelo aquí. Se pueden programar a diario con el complemento «Ad-hoc database queries» de Moodle.
Cómo preparar Moodle para la conexión
- Administración del sitio › General › Funciones avanzadas: active «Habilitar servicios web».
- Administración del sitio › Servidor › Servicios web › Administrar protocolos: active REST.
- Cree un usuario para la integración (por ejemplo, «portal.atenas») con un rol que tenga estas capacidades: webservice/rest:use, moodle/course:view, moodle/course:viewparticipants, moodle/user:viewdetails, moodle/grade:viewall, mod/assign:view y mod/assign:grade.
- Servicios web › Servicios externos: cree el servicio «Portal Atenas», márquelo como habilitado y solo para usuarios autorizados.
- Añada las funciones: core_webservice_get_site_info, core_course_get_courses_by_field, core_enrol_get_enrolled_users, gradereport_user_get_grade_items, mod_assign_get_assignments y mod_assign_get_submissions.
- Autorice al usuario de la integración y cree su token en Servicios web › Administrar tokens.
- Moodle debe usar HTTPS y estar accesible desde la red donde se usa el portal. Para la analítica predictiva, active los modelos en Administración del sitio › Analítica › Modelos analíticos (por ejemplo, «Estudiantes en riesgo de abandonar»).
Datos de Moodle por estudiante y curso, con el riesgo combinado para la alerta temprana. Toque un estudiante para ver sus entregas, calificaciones y predicciones.
| Estudiante | Curso | Último acceso | Entregas | Finalización | Nota en Moodle | Predicción de Moodle | Riesgo |
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Exporta en PDF, Excel y Word (formato AI-IMPACT) la información de la Guía de configuración de cursos en Moodle, del Análisis de informes de Moodle 4.5 y del Plan de trabajo de la Líder de Avalúo y Efectividad: cotejo de cursos, informes de Moodle, tablero de KPI, línea base, validación del modelo y evidencia de avalúo.
Los informes usan el período elegido en la barra superior. Fuera de los sistemas institucionales, comparta solo datos desidentificados o agregados (FERPA y Política para el Uso Ético de la IA).
Opciones de la validación del modelo
Recibir datos del profesor desde Moodle
Ejecute la Consulta 4 del archivo .sql, guarde el resultado como CSV y súbalo aquí para el informe de desempeño del profesor.
Requisitos previos del sitio
Sin estos requisitos de la administración de Moodle, las demás opciones no producen datos. Márquelos cuando la administración los confirme.
Cotejo por sección
| Sección | Profesor | Curso en Moodle | Lista de cotejo | Diagnóstico automático |
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Tablero trimestral de KPI
Verde: alcanza la meta. Amarillo: entre 85% y 99% de la meta. Rojo: menos de 85%. El portal calcula los indicadores que puede; el valor que informe la A/E Lead tiene prioridad.
| Indicador | Descripción y fuente | Meta | Actual | Estado | Acción |
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Plan de trabajo de la A/E Lead
| Tarea | Estado | Evidencia o producto |
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Elija el tipo antes de pulsar Nuevo registro. Con «Todos los registros» se abre la evaluación de taller.
| Tipo | Registro | Resultado | Registrado por |
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El informe sigue la estructura de seis partes del plan: las partes 2 y 5 se llenan con los datos del portal; redacte aquí las demás. Separe los párrafos con una línea en blanco.
Tareas pendientes
Ordenadas por fecha límite. Toque un solicitante para atender la tarea de su oficina.
| Solicitante | Programa y tipo | Tarea | Fecha límite |
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En espera de otras oficinas
Procesos que otra oficina todavía no ha completado en solicitudes donde su oficina participa. Los que detienen una tarea suya aparecen primero.
| Solicitante | Falta completar | Oficina responsable | Fecha límite | Efecto en su oficina |
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Admisiones condicionales con documentos pendientes
El catálogo concede un término académico para entregar los documentos oficiales. Si el plazo vence sin comunicación del estudiante, procede la baja administrativa y no podrá matricularse en el segundo término.
| Estudiante | Documentos pendientes | Plazo |
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| Solicitante | Programa | Tipo y término | Estado | Próximo paso |
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Productividad por oficina
| Oficina | Pendientes | Vencidas | Completadas | A tiempo | Días promedio |
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Tareas completadas por persona
| Persona | Oficina | Completadas | Días promedio |
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Oficinas del proceso
Número de estudiante automático
El portal asigna el número al registrar la admisión. Prefijo «AAAA» usa el año en curso. El número se reserva en la base de datos para evitar duplicados.
Metas de tiempo por oficina (días hábiles)
Índice académico mínimo por programa
El catálogo remite al índice que establezca cada programa. Si se deja vacío, se usa 2.00 en los niveles técnico y subgraduado y 2.50 en el graduado. Bajo el mínimo, la persona pasa a entrevista.
| Programa | Índice mínimo |
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Puestos y privilegios
Puestos según el organigrama del Catálogo Institucional. Cada persona recibe su puesto en Administración > Usuarios. Si no tiene uno asignado, el portal usa el puesto de menor privilegio de su oficina.
Combina los datos de este portal (calificaciones, participación, perfil de ingreso, progreso académico y casos) con los de Moodle (acceso, entrega de trabajos, notas y predicciones) en un índice integrado de riesgo de 0 a 100 para la alerta temprana.
Distribución por nivel de riesgo
Tendencia del riesgo alto
Factores presentes en los estudiantes
Por ciento de estudiantes con severidad de 50% o más en cada factor, entre los que tienen datos de ese factor.
Riesgo por programa
| Programa | Estudiantes | En riesgo alto | Índice promedio | Factor más frecuente |
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Estudiantes por índice de riesgo
| Estudiante | Programa | Índice | Nivel | Factores principales | Datos | Casos |
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El índice es el promedio ponderado de la severidad de cada factor con datos. Los pesos y los umbrales se ajustan en «Modelo de riesgo». Es una herramienta de apoyo para priorizar la intervención; la decisión sobre cada estudiante corresponde al personal de las áreas.
Evaluación de la conciencia metacognitiva y de la autorregulación del estudiante. Consejería Académica la aplica en distintos momentos del término para seguir su progreso. Tiene 22 preguntas en 11 dimensiones: conocimiento de la cognición, regulación de la cognición y autorregulación, incluido el uso ético y crítico de la inteligencia artificial.
Promedio por dimensión
Según la última evaluación de cada estudiante.
Estudiantes evaluados
| Estudiante | Programa | Evaluaciones | Última | Nivel | Cambio | Próxima |
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Niveles: Inicial (menos de 50%), En desarrollo (50% a 74%) y Logrado (75% o más). El instrumento se diseñó para el portal a partir de los marcos de Schraw y Dennison (1994) y de Zimmerman (2002). Orienta la intervención de consejería; no sustituye un instrumento validado para investigación.
Estudiantes con promedio o notas bajo el umbral, que no aprobaron o con baja participación en sus cursos, y si ya tienen un caso abierto con alguna área.
| Estudiante | Programa | Curso | Motivo | Nivel inicial | Caso | Acciones |
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| Fecha | Estudiante | Servicio | Notas | Próxima cita | Atendido por |
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| Fecha | Actividad | Facilitador | Participantes | Notas |
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| Mi lista | Estudiante | Programa | Nivel inicial | Alertas | Última |
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Descargue la plantilla
Incluye las columnas de esta área y una hoja de instrucciones con los valores permitidos.
Suba el archivo lleno
Acepta .xlsx o .csv. Revisará cada fila antes de guardar.
Informe de casos del área
Resumen y detalle de las alertas asignadas o creadas por esta área, con el logo de la universidad.
Exportar observaciones de esta área
Toque cada casilla para marcar: P participó · NP no participó · E excusado. Use Comentario para informar situaciones; se notifican a Retención y Consejería.
El promedio actual considera solo las categorías que ya tienen notas y es el que activa la alerta bajo 70. El promedio final suma cada categoría por su peso, igual que el Excel: lo que falta cuenta 0 hasta completarse.
Administración
| Nombre | Usuario | Puesto | Área | Estado | Acciones |
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Para que la persona pueda abrir el portal, compártalo también con su correo desde el menú Compartir de claude.ai.
Acceso de estudiantes al portal
El estudiante ve solo su información: cursos y notas, progreso académico, gestiones de registro, estado de cuenta, servicios y citas. No ve alertas, notas internas, niveles de riesgo ni información de otros estudiantes.
| Área | Responsable del seguimiento | Casos | Campos | Acciones |
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La persona responsable recibe el aviso cuando un caso asignado a su área no se atiende en 2 días laborables. Si el área no tiene responsable, el aviso lo ve todo su personal.
| Campo | Tipo | Área | Estado | Acciones |
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Añadir uno
Código, programa y, si lo desea, el nombre. Solo Registro y Administración pueden crear estudiantes; las demás áreas los seleccionan.
Importar lista
Descargue la plantilla, llénela y súbala. Los códigos que ya existen se actualizan.
| Fila | Código | Programa | Nivel | Resultado |
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| Código | Curso | Créditos | Modalidad | Tipo | Evaluación (pesos) | Escala | Acciones |
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| Curso | Sección | Período | Fechas | Profesor | Estudiantes | Acciones |
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Cada curso usa la escala que se le asigne. La marcada como general se propone por defecto al crear cursos.
Clasificaciones especiales
Se usan en lugar de la nota cuando aplica, por ejemplo Incompleto o Retiro. Las que cuentan como retiro no se incluyen en los promedios ni en la retención de la sección.
Año académico
Cada año académico es independiente: sus términos, secciones, matrícula, notas, participación y calendario académico no pasan al año siguiente. El portal muestra el año académico seleccionado en la barra superior; para ver un año natural o todos los años, cámbielo allí.
Preparar un año académico nuevo
Duplique el esqueleto de un año anterior para no empezar desde cero. Se copia solo la estructura; no se copia ninguna actividad.
No se copian estudiantes matriculados, notas, participación, actividades, certificaciones, casos, seguimientos, servicios ni talleres.
| Término | Tipo | Fechas | Año académico | Secciones | Acciones |
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Las notas finales certificadas quedan cerradas. Cuando un profesor necesita enmendar alguna, solicita acceso y la solicitud llega aquí. Al aprobarla, el profesor puede editar solo esos estudiantes hasta que certifique la enmienda; si se deniega, la nota se mantiene. Las notas de medio término no pasan por aquí: el profesor puede enmendarlas por su cuenta y cada enmienda queda registrada.
| Fecha | Curso y sección | Profesor | Estudiantes | Motivo | Estado | Acciones |
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Calificaciones de todo el grupo de un curso: todas sus secciones o una en particular.
Fechas del calendario administrativo y académico. Cada fecha llega como recordatorio a quienes va dirigida y aparece en sus calendarios. Las marcadas con la institución cerrada no cuentan como días laborables.
| Fecha | Evento | Categoría | Dirigido a | Recordatorios | Acciones |
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Controles de seguridad del portal alineados con NIST SP 800-63B (identidad digital) y con la Regla de Salvaguardas de la Ley Gramm-Leach-Bliley (16 CFR 314). Solo Administración puede cambiarlos.
Verificación en dos pasos (MFA)
Permanece inactiva hasta que Administración la active. Al activarla, cada usuario que la requiera inscribe su teléfono con Google Authenticator (o Microsoft Authenticator) la próxima vez que entre y, desde entonces, escribe un código de 6 dígitos además de su contraseña. El secreto se guarda cifrado con la contraseña de cada usuario.
Con el vínculo activo, cada usuario solo puede entrar desde la cuenta con la que abrió el portal la primera vez. Si la institución configura el inicio de sesión único de Google Workspace en claude.ai (planes Team o Enterprise), esa cuenta es la cuenta de Google de la institución y la MFA de Google se aplica antes de abrir el portal.
Sesión, contraseñas y bloqueo
Lista de verificación de controles
| Control | Estado | Acción |
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La lista orienta sobre los controles que ofrece el portal. El cumplimiento formal con GLBA y con los marcos del NIST requiere el programa de seguridad de la institución, su evaluación de riesgos y la revisión de su coordinador de seguridad. El portal funciona dentro de claude.ai: quien comparte el portal controla quién abre el enlace, y los datos se guardan en la base de datos del portal.
Bitácora de auditoría
| Fecha | Evento | Usuario | Detalle |
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El portal funciona como un sistema independiente: recibe de Regis la lista de estudiantes, su estatus y la matrícula mediante el archivo que exporta Regis, sin conectarse a su base de datos. Así se protege la información de Regis y el portal mantiene sus propios datos para el seguimiento y para Power BI.
Recibir datos de Regis
Cómo automatizar la actualización
- En Regis, programe un informe diario con los estudiantes matriculados: número, nombre, programa, estatus, año académico, término, curso y sección.
- La primera vez, suba el archivo aquí y enlace las columnas. El enlace queda guardado.
- Desde entonces, cada archivo nuevo se procesa con el mismo enlace: crea a los estudiantes nuevos, actualiza su estatus y actualiza las listas de las secciones.
- Para que ocurra sin intervención, el informe de Regis puede guardarse en una carpeta institucional (por ejemplo, Google Drive) y una tarea programada lo procesa cada día. Esta parte se coordina con el equipo de tecnología.
Escenarios ficticios para que el personal practique con cuentas de prueba sin tocar datos reales. Los estudiantes E-01 a E-80 y las cuentas que terminan en «(prueba)» son ficticios. Al entrar con una cuenta de práctica, el portal muestra un aviso verde.
Cuentas de práctica
Use la contraseña que entregó Administración para estas cuentas. Antes de trabajar con estudiantes reales, cambie la contraseña de las cuentas de práctica o quíteles el acceso.
| Usuario | Nombre | Rol | Área |
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Escenarios por rol
| Rol y cuenta | Escenario para practicar |
|---|---|
| Profesor demo.prof4 | Abra EMT1010 sección 4D, registre las notas de un examen, añada un comentario a un estudiante con nota baja y verifique que se generó la alerta. Importe el libro de Moodle de práctica. |
| Consejería Académica demo.consejeria | Atienda un caso vencido: registre el seguimiento y programe una cita. Aplique una evaluación metacognitiva a un estudiante y aplíquela de nuevo para ver su progreso. Descargue el informe de servicios del mes. |
| Retención demo.retencion | Revise el Monitoreo de riesgo y la Analítica de datos, genere las alertas para el riesgo alto y descargue el conjunto de datos. |
| Registro demo.registro | Procese el archivo de Regis de práctica, compruebe la lista de estudiantes activos y descargue el archivo para Power BI sin datos de práctica. |
| CTLC demo.ctlc | Apruebe una reservación pendiente y reasigne otra a la Sala de conferencias porque el laboratorio no está disponible. |
| Vida Estudiantil demo.vida | Programe un taller en el Calendario, avise a Consejería y a Retención, y luego registre la asistencia en Talleres y actividades con el curso relacionado. |
| Admisiones demo.admisiones, demo.admcoord, demo.economica, demo.aedir, demo.cobros, demo.regofi, demo.academica | Cree una solicitud ficticia en Admisiones, reciba los documentos y evalúe el índice. Con cada cuenta, entre y complete la tarea de esa oficina en «Mi bandeja»: decisión y número de estudiante (Coordinación), FAFSA y verificación (Asistencia Económica), cuota y arreglo de pago (Cobros), documentos oficiales y contrato (Registraduría), asesoría y matrícula (Programa) y tarjeta de identificación. Observe que cada cuenta ve solo lo de su oficina. |
| Administración | Use «Entrar como» en Usuarios para ver el portal como cada rol. Revise la Seguridad (sin activar la MFA en el portal real hasta que la institución lo apruebe) y la bitácora de auditoría. |
Archivos ficticios para practicar
Úselos en Administración › Regis y en la libreta de EMT1010 4D (Moodle: importar o exportar notas).
El registro de notas y el de participación de cada sección se descargan desde su libreta (Secciones › Abrir libreta). El informe de seguimiento de un estudiante se descarga desde su ficha.
Archivo para Power BI
Un libro de Excel con las hojas Estudiantes, Casos, Seguimientos, NotasFinales (promedios, nota y participación por estudiante y sección), NotasPorCategoria, Áreas y Campos. No incluye nombres de estudiantes ni comentarios.
Incluye también las hojas Moodle, AnaliticaIntegrada, Cumplimiento, Regis y Metacognicion: Moodle y Regis envían sus datos a este portal y Power BI toma solo los datos consolidados aquí.
Cómo conectarlo
Guarde el archivo siempre con el mismo nombre en una carpeta de SharePoint u OneDrive institucional. En Power BI use Obtener datos › Carpeta de SharePoint, relacione Observaciones con Estudiantes por codigo y programe la actualización diaria.